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Job Board/Babillard d'emplois > Assistant administratif-Opérations Logistiques/Administrative Assistant-Logistics Operations - Cavalia

Assistant administratif-Opérations Logistiques/Administrative Assistant-Logistics Operations - Cavalia

Ceci est un poste Permanent, Full-time.

Catégorie: Production
Province: En tournée à l'étranger/ On tour in foreign countries, International
Poste: Assistant administratif-Opérations Logistiques/Administrative Assistant-Logistics Operations
Date limite: Septembre 9, 2013
Affiché le: août 14, 2013

Description du travail / Tâches

Sous l’autorité des directeurs logistique et technique, l’employé assure le support administratif des dossiers de ce département. La personne doit être disponible pour travailler selon des horaires variables.

RESPONSABILITÉS

• Assister le directeur logistique dans la gestion administrative et dans la mise à jour de leurs dossiers;
• Assister le directeur dans le suivi administratif des factures et commandes et procéder à leurs entrées;
• Préparer des bons de commandes à des fins d’approbations avant la commande de produits ou de services;
• Correspondre les bons de commandes aux factures et les faire approuver;
• Faire la recherche de fournisseurs;
• Faire le suivi nécessaire avec la comptabilité concernant les paiements de factures;
• Réconciliation des états de comptes des cartes de crédit;
• Réviser les budgets et faire un suivi;
• Rédaction et distribution de lettres et de mémos dans le département technique et logistique;
• Participer activement aux opérations de démontage/montage;
• Gérer la main d’œuvre temporaire lors des démontages/montages;
• Gérer les commandes et les besoins reliés aux démontages/montages;
• Faire le suivi des dépenses pour s’assurer que le budget soit respecté;
• Rédaction de rapports pour vérification des dépenses;
• Toutes autres tâches nécessaires à la bonne marche des opérations.


***

Under the supervision of the Logistic Director, the assistant provides administrative support in all areas pertaining to the logistics department. The assistant must be available to work variable shifts.

RESPONSIBILITIES:

• Assist the Logistic Director in administrative work and in updating their files;
• Assist the director in the administrative follow-ups of the invoices and orders, thereafter entering them in the system;
• Prepare purchase orders for approval, prior to the final order of products or services;
• Match purchase orders to invoices and have them approved;
• Follow-up with the accounting department regarding invoice settlement;
• Finalize monthly credit card statement;
• Review the budget and follow-up;
• Produce and distribute letters and memos to the technical and logistic department;
• Participate actively in the set up and tear down of operations;
• Supervising temporary staff during the tear down/set up of operations;
• Manage the orders and demands related to the tear down/set up of operations;
• Track spending to ensure that the budgets are respected;
• Write a report to verify the expenses;
• Perform other related tasks.

Qualifications / Compétences requises

• 1 à 2 ans d’expérience dans des fonctions de support administratif et de coordination d’opérations;
• Expérience auprès d’une Production en tournée serait un atout considérable;
• Excellente connaissance des outils Microsoft Office;
• Parfaitement bilingue (anglais et français) tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Très organisé et autonome;
• Apte à travailler à l’intérieur d’échéanciers serrés avec des directives minimales;
• Permis de conduire valide;
• Prêt à vivre en tournée à temps plein et autorisé à travailler à l’étranger.

***

• 1 or 2 years experience in administrative support and coordination;
• Experience with a production on tour is an asset;
• Excellent knowledge of MS Office;
• Must be perfectly bilingual (English and French);
• Must be organized and autonomous;
• Ability work within tight deadlines and with minimal supervision;
• Valid driver`s licence;
• Available to work full time on tour and authorized to work in foreign countries.

Renseignements supplémentaires

 

Salaire: À discuter/ To be discussed

Coordonnées

Fax: (514) 879-9003
E-mail: rh@cavalia.net

Profil d'employeur

Cavalia est une entreprise du secteur du divertissement spécialisée dans la création, la production et la commercialisation de spectacles innovateurs. Elle s’est donné pour mission de créer l’inédit et de réinventer les arts équestres et les arts de la scène. Son expertise
poussée dans le domaine de la haute technologie, du multimédia et des effets spéciaux lui permet de réaliser des spectacles hauts en couleurs, empreints de magie et d’émotions. L’entreprise compte actuellement 300 employés permanents, plus de 100 artistes et 130 chevaux d’une quinzaine de races différentes.


***

Cavalia is an entertainment company that specializes in the creation, production and touring of innovative shows. The company, founded by Normand Latourelle, has an expertise in the equestrian and performing arts, and is known for making the most of cutting-edge technology, multimedia and special effects, which allows for the creation of magical, unique, never-before-seen theatrical experiences. The company employs 300 permanent employees, more than 100 artists and performers, and is home to 130 horses representing some 15
different breeds.

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