Quoi de neuf ? > Un rendez-vous virtuel - par Matt Frankish
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Lors de la retraite de planification stratégique CITT/ICTS en février 2020, le conseil d'administration a pris la décision de migrer tout notre contenu Rendez-vous pour qu'il soit disponible en ligne d'ici 2023. Cependant, les événements nous ayant quelque peu dépassés, nous nous sommes retrouvés à devoir mettre en œuvre ce plan non plus sur trois ans mais sur 6 mois.
Mais nous sommes, dans l'âme, des gens habitués aux plans modifiés et aux délais rapides, et l'équipe de Rendez-vous 2020 a su saisir l'occasion. Nous avons été en mesure de convertir de nombreuses sessions déjà planifiées en un format en ligne, et l'intérêt accru pour les séminaires en ligne durant la période de confinement a fait en sorte qu'il y ait beaucoup de contenu de qualité devenu disponible et auquel nous n'avions peut-être pas accès auparavant.
Nous avons alors réalisé que nous aurions besoin d’aide pour les détails techniques (si quelqu'un peut reconnaître le besoin de support technique, c’est sûrement nous!) et avons reçu une proposition très intéressante de J.S.T. Productions et Frampton Productions. Ayant démontré une compréhension fondamentale de ce qui rendait la conférence Rendez-vous unique et après quelques négociations sur ce qui pouvait être fait avec ce nouveau format, nous les avons engagés pour gérer le travail «dans les coulisses». Leur travail a joué un rôle essentiel dans le succès éventuel de la conférence.
Nous sommes également très reconnaissants à nos amis et collègues de SMArts, dont l'expérience et les conseils à la suite de leur propre conférence en début d’année ont été inestimables. Nous nous sommes particulièrement inspirés de leur expérience en gestion et animation de sessions de type Table ronde.
La conférence s'est déroulée sur une période de quatre jours, commençant à midi, heure de l'Est (pour accueillir les participants de la côte ouest) et se terminant chaque jour par une table ronde ou une session sociale plus informelle. Bon nombre des éléments de base de la programmation habituelle de Rendez-vous ont été réinventés pour le format entièrement en ligne, y compris la vitrine des nouveaux produits, la table ronde TD, l'AGA et même le Swag Bingo. Il y avait aussi des webinaires, des conférences et même une visite du nouveau Stratford Festival Tom Patterson Theatre. Swag Bingo 2020 était de loin le plus amusant que nous ayons jamais eu lors d'un appel Zoom.
À mi-chemin de la conférence nous avons reçu des commentaires selon lesquels les gens déploraient ne pas avoir vu qui était dans la session avec eux. Nous avons donc eu l'idée du concept «turning on the house lights» (allumer les lumières dans la maison) où nous ferions de tous les participants aux webinaires des panélistes pour les périodes de questions et réponses - leur permettant alors de poser leurs questions directement et leur permettant également de voir n'importe qui dans la session ayant leur caméra allumée. Cette approche donnait alors un aspect «meilleur des deux mondes», permettant au présentateur de se concentrer sur sa présentation pendant la session principale, mais d'avoir un grand sens de l'interaction pour les questions et réponses.
Notre prochain défi sera de déterminer comment nous prévoyons mettre les enregistrements des sessions à la disposition des membres. Nous n'avons pas été en mesure d'enregistrer toutes les séances pour diverses raisons, mais nous avons un enregistrement permanent d'environ 75% d'entre elles. Ce n'est pas encore résolu et encore une fois, nous apprenons au fur et à mesure.
Dans l'ensemble, bien que la conférence en ligne ait finalement été assez différente de la conférence en personne que nous avions initialement envisagée, elle fût un succès, et ce grâce au travail acharné et au dévouement de l'équipe organisatrice. Nous avons beaucoup appris sur les mécanismes et la philosophie de la présentation d'une conférence en ligne et nous espérons utiliser ces connaissances l'année prochaine, où nous présenterons Rendez-vous 2021 dans un format hybride en ligne / en personne, lequel, nous en sommes sûrs, apportera son nouveau lot de défis!
CITT / ICTS tient à remercier tous les présentateurs, les panélistes et les modérateurs pour leur contribution à la programmation, et à ses commanditaires pour leur soutien à Rendez-vous devient virtuel: GerrAudio Distribution, Novita Techne, University of Toronto and Sheridan College Theatre and Drama Studies Program, GC Stage Equipment Ltd., Moose Rigging, NewRoads Performing Arts Centre & the Town of Newmarket et Theatre Alberta.
Matt Frankish est le nouveau président du CITT/ICTS. Originaire du Royaume-Uni, il vit près de Toronto, en Ontario. Après 20 ans de travail en tant que technicien de théâtre et directeur technique, il travaille maintenant comme consultant en théâtre, concevant et rénovant des théâtres plus anciens et d'autres espaces de représentation.