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Job Description / Duties

Job description
Under the supervision of the Director of Operations of the Monument-National campus, this person has a crucial role in implementing and maintaining an outstanding customer experience. They are responsible for the organization of the various exhibition spaces, operations, supplies, inventories, and sales activities.

More specifically, this person will:
• Foster collaboration among the various work teams to maintain a welcoming and proactive work environment.
• Ensure compliance with established standards, rules and protocols in the various spaces.
• Participate in meetings to ensure the smooth and safe conduct of events.
• In partnership with the Operations Project Manager, draw up an inventory of tenants' needs (room layout, reception staff requirements, ticketing, media reception, bars, caterers, signage, etc.), provide advice and draw up estimates for events organized by tenants.
• Supervise tenants upon their arrival on the premises.
• Working with the technical team, oversee the set-up and strike of the spaces required to welcome visitors.
• On event/performance nights:
o Ensure an adequate presence, a smooth flow of traffic and the proper conduct of the event.
o Assign responsibilities to front-of-house staff and communicate event-specific instructions.
o Ensure compliance with dress code.
• Ensure the security and integrity of cash flows related to bar operations.
• Suggest and implement best practices and innovative ideas to improve relations with our visitors and tenants.
• Hire, train, and supervise staff under their responsibility, and evaluate them annually.
• Set and communicate work schedules for front of house and bar staff.
• Manage and follow up on timesheets and payroll.
• Keep up to date the price lists for bar products.
• Inventory products, place orders, and follow up with suppliers on invoicing.
• Ensure maintenance of front of house equipment.

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Responsable de l'accueil

Description du poste
Sous la supervision du Directeur des opérations du pavillon Monument-National, cette personne joue un rôle crucial dans l’implantation et le maintien d’une expérience client hors pair. Elle s’occupe de l’organisation des différents espaces de diffusions, du fonctionnement, de l’approvisionnement, des inventaires et des activités de vente.

• S’assurer de la synergie des différentes équipes de travail pour le maintien d’une atmosphère de travail chaleureuse et proactive;
• Veiller à faire respecter les normes, règles et protocoles établis dans les différents espaces;
• Participer aux rencontres nécessaires au déroulement fluide et sécuritaire des évènements ;
• En collaboration avec la chargée de projets opérations, dresser l’inventaire des besoins des locataires (aménagement des salles, besoin en personnel d’accueil, billetterie, accueil des médias, bars, traiteurs, signalétique, etc.), les conseiller et établir les devis relatifs aux évènements organisés par les locataires;
• Assurer la prise en charge du locataire à son arrivée sur les lieux;
• En collaboration avec l’équipe technique, assurer le montage, démontage des espaces en lien avec l’accueil des visiteurs ;
• Les soirs d’évènement : assurer une présence, une circulation fluide et le bon déroulement de l’évènement; Assigner les tâches au personnel d’accueil et leur partager les consignes spécifiques de l’évènement; Assurer le respect du code vestimentaire;
• Assurer la sécurité et l’intégrité des flux monétaires liés à l’exploitation des bars;
• Effectuer la conciliation des caisses, Proposer et mettre en place des bonnes pratiques, des idées novatrices qui permettent de bonifier la relation avec nos visiteurs et nos locataires;
• Faire l’embauche, la formation et supervision du personnel sous sa responsabilité et en effectuer l’évaluation annuellement;
• Établir et transmettre l’horaire de travail du personnel d’accueil et des bars ;
• Effectuer la gestion et le suivi des feuilles de temps et de la paie;
• Maintenir à jour les grilles de tarifs des différents produits dédiés au bars;
• Faire l’inventaire des produits, les commandes et le suivi de la facturation avec les fournisseurs;
• S’assurer de la maintenance de l’équipement d’accueil

Qualifications / Required Skills

• Have experience in a similar position.
• Are fluently bilingual, with excellent writing and communication skills in both French and English.
• Have an acute sense of customer service, rigor, autonomy, discernment, diplomacy, good humor, discretion as well as good stress management skills.
• Have excellent teamwork skills, openness to others and their ideas.
• Have leadership and skills in team coordination and mobilization.
• Have thorough knowledge of the Office 365 Suite (among others Excel, OneDrive, PowerPoint) and the ability to master new software quickly.
• Can lift certain loads (crates, furniture, supplies, etc.).
• Have experience in budget management an asset.

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Vous avez…
• De l’expérience dans un poste similaire ;
• Un parfait bilinguisme, avec une capacité de rédaction et de communication, en français et en anglais ;
• Un sens aigu du service à la clientèle, de la rigueur, de l’autonomie, du discernement, de la diplomatie, une bonne humeur, de la discrétion et une bonne gestion du stress ;
• Une forte aptitude pour le travail d'équipe, l’ouverture aux autres et aux idées divergentes ;
• Du leadership et des habiletés à coordonner et mobiliser des équipes ;
• Une connaissance approfondie de la Suite Office (entre autres Office 365, Excel, OneDrive, PowerPoint) et une capacité à maîtriser rapidement l’utilisation de nouveaux logiciels ;
• Une capacité physique afin de soulever certaines charges (caisses, mobilier, fournitures, etc.) ;

Additional Information

**FLEXIBLE HOURS, ATTENDANCE REQUIRED ON EVENT OR PERFORMANCE NIGHTS, SOMETIMES WEEKENDS

**POSTE À HORAIRE VARIABLE, PRÉSENCE REQUISE LORS DES SOIRS D’ÉVÈNEMENT, PARFOIS LE WEEK-END

Salary: 50-52k

Contact Information

Please send your CV and covering letter to cv@ent-nts.ca

We support the right to employability. That's why we subscribe to an equal opportunity employment program and invite applications from people of all ages, genders, sexual orientations, members of a visible or ethnic minority, indigenous people and people with disabilities.

Veuillez envoyer votre curriculum vitae et une lettre de motivation à cv@ent-nts.ca

Nous soutenons le droit à l’employabilité. C’est pourquoi nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité à l’emploi et invitons les personnes de tous les âges, sexes, orientations sexuelles, les membres d’une minorité visible ou ethnique, les personnes autochtones ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Employer Profile

NTS has established itself as a centre of excellence in theatre training. It has earned this reputation through pedagogical practices that are constantly questioned, re-evaluated, adjusted, equally divided between tradition and modernity, transmission and creation.

L'ÉNT s'est imposée comme un centre d'excellence en formation théâtrale. Elle a acquis cette réputation grâce à des pratiques pédagogiques constamment remises en question, réévaluées, ajustées, partagées à parts égales entre tradition et modernité, transmission et création.