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Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de l'Institut canadien des technologies scénographiques - Juillet 2009

Aperçu

L'Institut canadien des technologies scénographiques (ICTS) accorde beaucoup d’importance à la protection des renseignements personnels. L’ICTS s’engage à assurer l’exactitude, la protection et la confidentialité des renseignements personnels, conformément aux lois applicables. La présente politique de l’ICTS en matière de protection des renseignements personnels constitue un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de nos clients, de nos fournisseurs de services et d’autres particuliers (« vous »). Toute question au sujet de la présente politique peut être adressée à notre coordonnatrice nationale, Monique Corbeil, par téléphone au 613 482-1165; par télécopieur au 613 482-1212; par courriel à .

Nos employés jouent un rôle important dans la protection des renseignements personnels. Ils sont tenus de respecter la présente politique et de prendre toutes les mesures jugées raisonnables pour veiller à ce que ces renseignements soient protégés contre tout accès non autorisé.

Consentement

En fournissant des renseignements personnels à l’ICTS, vous nous autorisez à recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements personnels, conformément aux dispositions de la présente politique, tel qu’autorisé ou requis par la loi. Sous réserve d’exigences légales et contractuelles, vous pouvez en tout temps refuser ou retirer votre consentement à l’égard de certaines fins déterminées en communiquant avec la coordonnatrice nationale de l’ICTS. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que l’ICTS soit dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services, programmes et renseignements qui pourraient vous être utiles. Si vous fournissez à l’ICTS des renseignements personnels concernant un autre particulier, vous déclarez par le fait même que vous avez le pouvoir nécessaire et que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce particulier afin de permettre à l’ICTS de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins établies dans la présente politique.

Collecte des renseignements personnels

Selon la définition générale figurant dans la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels, les «renseignements personnels» sont ceux qui concernent un particulier identifiable ou ceux qui permettent d’identifier un particulier. Aux fins de la présente politique, les «renseignements personnels» s’entendent des renseignements concernant un particulier identifiable tel que défini de temps à autre dans la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas ceux qui sont considérés être de nature professionnelle (c.-à-d. le nom de l’employeur, le titre, les numéros de téléphone et de télécopieur au travail, l’adresse électronique au travail, etc.).

Bien que l’ICTS traite couramment avec d’autres entreprises et que, dans le cadre de ses activités avec celles-ci, il ne recueille pas de renseignements personnels, l’ICTS traite aussi avec des clients individuels. Nous recueillons des renseignements personnels concernant nos clients individuels pour les fins suivantes :
  • La liste des membres de l’ICTS;
  • Le traitement des demandes d’inscription aux conférences, salons, ateliers et événements de l’ICTS, et au Programme étudiant bénévole (PEB);
Aux fins d’administration de la liste des membres, l’ICTS recueille les renseignements personnels suivants :
  • Le nom du particulier ou de l’organisme;
  • Le numéro de téléphone à domicile;
  • Le numéro de téléphone au travail;
  • Le numéro de téléphone mobile;
  • L’adresse postale;
  • L’adresse électronique personnelle;
  • L’adresse électronique au travail;
  • L’occupation, le titre et le nom de l’employeur;
  • La ou les disciplines dans lesquelles oeuvre le particulier;
  • Les renseignements pertinents concernant la carte de crédit.
Lorsque les individus s’inscrivent aux conférences, ateliers et événements de l’ICTS, et au Programme étudiant bénévole (PEB), nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :
  • Le nom du particulier;
  • Le nom du conjoint ou de la conjointe;
  • L’adresse postale, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur à domicile;
  • L’adresse électronique;
  • Les notes biographiques (si l’individu offre un atelier);
  • L’âge et la preuve de détention d’un permis de conduite (uniquement pour le Programme étudiant bénévole);
  • Les restrictions alimentaires;
  • Les renseignements pertinents concernant la carte de crédit.
Lorsque les individus et les compagnies soutiennent l’ICTS via le programme de commandites, l’ICTS peut recueillir les renseignements personnels suivants :
  • Le nom du particulier ou de l’organisme;
  • Le numéro de téléphone à domicile;
  • Le numéro de téléphone au travail;
  • Le numéro de téléphone mobile;
  • L’adresse postale;
  • L’adresse électronique personnelle;
  • L’adresse électronique au travail;
  • L’occupation, le titre et le nom de l’employeur;
  • Les renseignements pertinents concernant la carte de crédit.
Lorsque les exposants s’inscrivent au salon commercial, l’ICTS peut recueillir les renseignements personnels suivants :
  • Le nom du particulier ou de l’organisme;
  • Le numéro de téléphone à domicile;
  • Le numéro de téléphone mobile;
  • L’adresse postale;
  • L’adresse électronique personnelle;
  • Les noms des personnes qui seront sur place au stand;
  • Les renseignements pertinents concernant la carte de crédit.

L’usage des renseignement personnels

L’ICTS utilise les renseignements personnels qu’elle a recueillis aux fins suivantes :
  • Communiquer des instructions au particulier;
  • Émettre les factures, administrer les comptes, percevoir et traiter les paiements;
  • Envoyer des confirmations d’inscription aux conférences, ateliers et événements de l’ICTS;
  • Planifier et organiser les besoins des particuliers qui assistent aux conférences, ateliers et événements de l’ICTS;
  • Élaborer, améliorer, mettre en marché, vendre ou par ailleurs fournir des produits et services de l’ICTS;
  • Distribuer les bulletins de l’ICTS et des avis concernant les événements de l’ICTS aux particuliers dont le nom figure dans nos listes d’envoi;
  • Administrer la liste des membres de l’ICTS;
  • Se conformer à toute exigence ou disposition légale ou réglementaire;
  • Toute autre fin à laquelle le particulier a donné son consentement.
Nous recueillons seulement les renseignements personnels directement du particulier, sauf si nous avons obtenu son consentement afin de recueillir les renseignements auprès d’autres tiers ou si la loi nous autorise à recueillir les renseignements sans son consentement.

Nous utilisons les renseignements personnels concernant le particulier uniquement aux fins décrites ci-dessus. Si nous devons utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, nous communiquerons avec le particulier et obtiendrons son consentement au préalable.

Communication des renseignements personnels

De temps à autre, l’ICTS peut communiquer vos renseignements personnels aux tiers suivants :
  • Les membres corporatifs et bienfaiteurs en règle qui en font la demande;
  • Des fournisseurs de services, y compris des organismes ou particuliers dont les services ont été retenus par l’ICTS pour s’acquitter de certaines fonctions pour son compte, comme des services de traiteur, de mise en marché, de traitement de données, d’impression, d’envois postaux, de gestion de documents et de services administratifs;
  • Un organisme ou un particulier dont les services ont été retenus par l’ICTS afin de recouvrer des dettes existantes liées à un compte;
  • Un établissement financier, de façon confidentielle et uniquement aux fins de négociation d’un paiement auquel vous avez consenti;
  • Un ou plusieurs tiers, lorsque vous consentez à cette communication ou que la communication est requise ou autorisée par la loi.
Lorsque nous communiquons les renseignements personnels concernant un particulier à des tiers, nous exigeons que ceux-ci veillent au respect de la confidentialité et de la protection des renseignements, en plus d’obtenir la preuve qu’ils ont mis en œuvre leur propre politique sur la protection des renseignements personnels.

Tout particulier est libre en tout temps de retirer le consentement qu’il a donné relativement à la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels qui le concernent. En pareil cas toutefois, le retrait de son consentement peut avoir une incidence sur sa capacité de participer aux programmes et de recevoir des services de l’ICTS. Si un particulier choisit de retirer son consentement, ou s’il a des questions concernant le retrait de son consentement, il peut communiquer avec la coordonnatrice nationale de l’ICTS.

Les renseignements de nature professionnelle ne sont pas protégés aux termes de la présente politique. Ce genre de renseignements n’est pas considéré comme étant personnel et peut donc être recueilli, utilisé et communiqué sans consentement.

Entreposage des renseignements personnels

L’ICTS a mis en place les mesures de protection appropriées afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels dont elle dispose. L’ICTS prend toutes les mesures de précaution raisonnables pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient protégés contre toute perte, tout accès non autorisé, ainsi que toute modification ou divulgation. Les mesures de protection suivantes ont été prises :
  • L’accès retreint aux fichiers de renseignements personnels;
  • Des systèmes de protection par mot de passe interne et des politiques de sécurité;
  • La formation appropriée des employés de l’ICTS concernant les questions touchant la protection des renseignements personnels.

Exactitude des renseignements personnels

Nous tentons de conserver des renseignements personnels qui soient le plus exacts possible. Les particuliers peuvent nous aider en nous fournissant, s’il y a lieu, des mises à jour des renseignements personnels les concernant. Pour mettre à jour vos renseignements personnels, il suffit de communiquer avec la coordonnatrice nationale ou de faire les changements en ligne, sur votre profil de membre du site Internet de l’ICTS.

Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels vous concernant aussi longtemps que nous en avons besoin, selon les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La période de conservation des renseignements peut se prolonger après qu’un service ou un programme a pris fin, afin de régler tout problème ou toute préoccupation pouvant survenir. Nous sommes également tenus par la loi de conserver certains dossiers pendant des périodes déterminées.

Accès aux renseignements personnels

Les particuliers peuvent avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet. Pour se prévaloir de leur droit, les particuliers peuvent présenter une demande d’accès à notre coordonnatrice nationale. Elle fournira alors les formulaires et l’aide nécessaires à l’obtention des renseignements demandés. Si certains renseignements personnels sont inexacts, vous pouvez demander qu’ils soient corrigés.

Responsabilité

Nous tentons dans la mesure du possible de protéger les renseignements personnels des particuliers. Si un particulier a des préoccupations à ce sujet, il peut communiquer avec notre coordonnatrice nationale qui fera son possible pour régler toute question ou préoccupation. Si elle n’y parvient pas, elle expliquera au particulier la démarche à suivre pour déposer une plainte officielle.

Demandes d’emploi

Si vous présentez une demande d’emploi à l’ICTS, il nous faudra obtenir vos renseignements personnels afin de procéder à l’examen de votre demande. Nous conservons habituellement les renseignements provenant des candidats après la sélection du candidat retenu, à moins que vous nous demandiez de ne pas les conserver. Si nous vous offrons un poste et que vous l’acceptez, les renseignements vous concernant seront conservés conformément aux méthodes de protection des renseignements personnels en vigueur à l’ICTS relativement aux dossiers d’employés.

Site Web

Le site Web de l’ICTS peut contenir des liens vers d’autres sites Web externes, lesquels peuvent être régis par des politiques sur la protection des renseignements personnels qui sont différentes de la présente politique.

Comme pour la plupart des sites Web à caractère commercial, nous pouvons surveiller les habitudes de consultation de notre site, l’utilisation de celui-ci et l’information connexe afin d’améliorer nos services Web. Il se peut que nous fournissions des données globales à des tiers, mais ces données statistiques ne contiennent pas de renseignements personnels permettant d’identifier les particuliers.

Modification de la présente politique

L’ICTS procédera de temps à autre à l’examen et à la révision de la présente politique et de ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Si nous apportons des modifications, nous afficherons un avis approprié à ce sujet sur le site Web de l’ICTS.

Personne-ressource

Pour de plus amples renseignements au sujet des pratiques de l’ICTS en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la coordonnatrice nationale de l’ICTS :

Monique Corbeil
Coordonnatrice nationale
 
Bureau National ICTS
CP 85041
345 boul. Laurier 
Mont Saint-Hilaire QC J3H 5W1

Téléphone 613 482-1165
Télécopieur 613 482-1212
Adresse électronique 



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